Образец на графика за присъствие: какво трябва да съдържа и как да го попълните правилно

Какво представлява колективният присъствен лист и защо е задължителен

Трудовото законодателство изисква работодателят да води отчет за отработените ежедневно часове от всеки служител, като посочва началния и крайния час на работното време, и да представя този отчет на трудовите инспектори при поискване. Колективният присъствен лист е практическият инструмент за изпълнение на това задължение.

Документът се съставя месечно, за всяко работно място или отдел, и обобщава присъствието на всички служители в екипа. От него директно се извеждат броят на отработените дни и часове, извънредният труд, нощният труд, дните платен отпуск, болничните, разрешените отсъствия и неоправданите отсъствия.

На практика графиката е мостът между реалността на работното място и ведомостта за заплати: без точен отчет на часовете не можете правилно да изчислите заплатата и предвидените от закона добавки, нито да обосновете плащанията пред контролните органи или вътрешен одит.

Какво трябва да съдържа правилният образец на график

Няма единен типов формуляр, наложен от закона за частния сектор, но един използваем и проверяем образец трябва да съдържа минимален набор от информация. Структурата по-долу се използва от повечето фирми и се приема при проверки.

• Заглавна част: наименование на работодателя, идентификационен номер, работно място/отдел и месец/година, за които се съставя графиката.
• Данни за служителя: име и фамилия, длъжност и по избор служебен номер или номер от трудовия регистър.
• По една колона за всеки календарен ден от месеца (1-28/29/30/31), в която се вписват отработените часове или съответният знак.
• Общо отработени часове за месеца и общо отработени дни.
• Отделни колони (или суми) за извънреден труд, нощни часове, часове през уикенда/официалните празници.
• Колони за оправдани отсъствия: платен отпуск (ПО), болничен (Б), неплатен отпуск, разрешени отсъствия.
• Поле за подписи: съставил (отговорник за графиката), проверил/одобрил (пряк ръководител или управител).
• Легенда на използваните знаци, обикновено разположена в долната част на таблицата, за да може документът да бъде разчетен от всеки.

Легенда на знаците, използвани в графиката

За да се спести място, във всяка клетка за деня се вписва или броят отработени часове (напр. 8), или условен символ. Няма кодировка, наложена от закона, но има широко разпространени условности. Важното е легендата да е ясна и последователна в целия документ.

Един обичаен набор от знаци, който можете да адаптирате, изглежда така:

• Цифра на часовете (напр. 8, 4, 12) - брой реално отработени часове през деня.
• ПО - платен (годишен) отпуск.
• Б - болничен (въз основа на документ).
• НО - неплатен отпуск.
• Н - нощен труд (часовете в нощния интервал).
• ИТ - извънреден труд.
• П - почивен ден / седмична почивка.
• ОП - официален празник.
• Р - разрешено отсъствие.
• А - неоправдано отсъствие.
• К - командировка.

Как изглежда изтегляем лист (PDF срещу Excel)

Най-разпространеният образец на график е месечна таблица, в която редовете са служителите, а колоните са дните от месеца. Можете да го използвате в два формата, всеки със свои предимства.

PDF версията е добра за архивиране и подписване: има фиксиран вид, не може да бъде променена случайно и се разпечатва идентично всеки път. Тя е идеална като краен документ, който се подписва и подрежда в досие.

Excel версията (или Google Sheets) е полезна през месеца: можете да добавите формули, които автоматично сумират часовете, отделят нощните от дневните часове и изчисляват сумите по служител. На практика Excel прави сметките, а вие просто попълвате ежедневно.

Минимален Excel образец има: заглавен ред с дни 1-31, по един ред на служител, крайна колона с =SUM() за общо часове и допълнителни редове/колони за ПО, болничен, извънреден и нощен труд. Легендата се поставя в отделна зона на листа. За съжаление и PDF, и Excel зависят изцяло от човек, който ги попълва правилно, ден след ден - и точно тук започват проблемите.

Ръчно срещу автоматично отчитане на времето

Ръчното отчитане (на хартия или в Excel) работи за малки фирми, но има няколко известни слабости: често се попълва в края на месеца по памет, реалните часове на пристигане/тръгване се закръглят, а извънредният и нощният труд се изчисляват грешно. Освен това лист, попълнен със задна дата, не доказва нищо пред инспектор, който пита за реалните начални и крайни часове на работното време.

Автоматичното отчитане решава точно тези проблеми. Служителят отбелязва пристигане и тръгване в реално време, а системата сама изгражда графиката от реалните данни. Така получавате точни часове, правилно изчисляване на добавките според закона (извънреден труд, нощен труд в нощния интервал, труд през официални празници) и документ, който вече не се налага да попълвате ръчно.

Тук се намесва модулът за отчитане на времето (Pontaj) на Appy: служителите се отбелязват с 6-цифрен ПИН плюс небиометрично селфи (подход, съобразен с GDPR, който предотвратява отбелязване вместо друг колега), а приложението автоматично генерира месечната графика, готова за експорт за контролните органи или счетоводството. Модулът включва машина за изчисляване на часове, съобразена с действащото законодателство (извънреден труд, нощни часове, официални празници), планиране на смени, отбелязване от мобилен телефон, GPS геозониране и отбелязване чрез QR код. Работи за всякакъв тип компания, не само за хотелиерство и ресторантьорство.

Чести грешки и добри практики

Дори с добър образец няколко грешки се повтарят често при проверки и при изчисляване на заплатите. Струва си да ги избягвате от самото начало.

• Попълване на графиката само веднъж, в края на месеца - липсва точно това, което изисква законът: реалните начални и крайни часове на работното време.
• Несъответствие между графиката, ведомостта и трудовия регистър - сумите трябва да съвпадат.
• Необработване поотделно на нощните и извънредните часове, които имат различен режим и добавки.
• Липсваща легенда или непоследователно използване на знаците - документът става невъзможен за проверка.
• Неприлагане на оправдателни документи за отпуск, болничен или разрешени отсъствия.
• Небрежно архивиране - графиката е документ, който трябва да се съхранява и представя при поискване.